Comptable / Gestionnaire de bureau-Construction / Bookkeeper & Office Administration Manager - Construction (West-Island)

Le candidat est censé s'occuper de tous les aspects de la gestion quotidienne du bureau, des tâches administratives et autres, selon les besoins d'une entreprise travaillant dans le secteur de la fabrication et de la construction.

Administration de projets :

• Suivre le cycle de vie du projet du début à la fin (tâches administratives et de bureau), par exemple ;
• Recevoir et examiner la documentation de début de projet pour préparer la dénonciation du contrat.
• Créer le projet dans les programmes pertinents (systèmes comptables, plateformes de projets/contrats) et saisir les coûts et les budgets du projet.
• Assurer le suivi et la mise à jour des comptes rendus, des coûts, des retenues et de l'état d'avancement.
• Obtenir ou préparer les attestations de la Commission de la construction du Québec (CCQ), du Comité conjoint des matériaux de construction (CCMC) et de Revenu Québec.

Comptes à recevoir et facturation :

• Recueillir mensuellement les informations relatives à la facturation (contractuelle et supplémentaire) selon les échéances.
• Créer toutes les factures dans le système de facturation.
• Saisie des informations de facturation dans les systèmes d'information pertinents (comptabilité et plateformes de projets).
• Mettre à jour le rapport mensuel des ventes.
• Gérer tous les recouvrements des comptes clients selon les besoins.

RH :

• Gérer les tâches administratives liées à l'embauche, à la libération et au maintien des employés.
• Gérer et tenir à jour les informations concernant les salaires et les politiques pour toutes les catégories d'employés (CCMC, CCQ, CNESST).
• Gérer la paie et les tâches connexes chaque semaine.

Remises et rapports :

• Préparer les rapports de remises bimensuels de la DAS.
• Préparer les rapports mensuels de remise de la taxe de vente.
• Préparer les rapports mensuels de remise de la CCQ.
• Préparer les rapports mensuels de remise de la CCMC.
• Préparez des rapports hebdomadaires sur les flux de trésorerie basés sur les recouvrements des comptes clients et les paiements des comptes fournisseurs.
• Aidez à préparer les rapports annuels sur les charges sociales.

Autres tâches administratives :

• Gérer et coordonner les tâches avec tous les intervenants concernés, par exemple, le président, le directeur de l'administration, le directeur de la production, les chefs de projet, etc.
• Directeur de la production, chefs de projet, etc.
• Répondre au téléphone, faire du classement et toutes les autres tâches associées selon les besoins.

Le candidat doit :

• Avoir une bonne expérience ; une expérience en construction est un atout.
• Maîtriser les logiciels de comptabilité, la connaissance d'Avantage est un atout.
• Maîtriser l'environnement Microsoft, en particulier Excel.
• Avoir une bonne éthique de travail en équipe, être autonome, professionnel et méticuleux.
• Avoir des antécédents professionnels stables.
• L'expérience dans un environnement syndical est un atout.
• Les heures de travail sont de 7h00 à 15h30, salaire annuel fixe basé sur une semaine nominale de 40 heures mais en y mettant le temps et l'attention nécessaires pour faire le travail.

Poste salarié, vacances à discuter.

La société n'a pas d'assurance médicale, de pension ou d'autres avantages pour le personnel de bureau/de gestion.

Veuillez envoyer votre CV à Rose Lightle rose.lightle@morsoncanada.com


Back Office Administration Manager - Construction (West-Island)

The candidate is expected to handle all aspects of the day to day running of the office, administrative and other tasks as required for a company working in the manufacturing and construction sector.

Project Administration:

• Follow the project life cycle from beginning to end (administrative and clerical), e.g.;
• Receive and review project start documentation to prepare contract denunciation.
• Create project in relevant programs (accounting systems, project/contract platforms) and enter project costs and budgets.
• Follow up and maintain AR, costs, holdbacks, and status.
• Obtain or prepare attestations from Commission de la construction du Québec (CCQ), Comité conjoint des matériaux de construction (CCMC) and Revenu Québec.

Accounts receivable and Invoicing:

• Collect billing (contractual and extra) information monthly as per deadlines.
• Create all billing in invoicing system.
• Enter billing information into relevant information systems (accounting and project platforms).
• Update monthly sales report.
• Manage all collection of accounts receivable as required.

HR:

• Manage administrative task associated to hiring, release and maintenance of employees.
• Manage and keep up to date information regarding pay and policies for all employee categories (CCMC, CCQ, CNESST).
• Manage payroll and connected tasks weekly.

Remittances and reports:

• Prepare bi-monthly DAS remittance reports.
• Prepare monthly sales tax remittance reports.
• Prepare monthly CCQ remittance reports.
• Prepare monthly CCMC remittance reports.
• Prepare weekly cash flow reports based on AR collections and AP payments.
• Help prepare yearly payroll tax reports.

Other administration:

• Manage and coordinate tasks with all relevant stakeholders, e.g., President, Director of Administration, Production
• Manger, Project Managers, etc.
• Answer telephone, filing and all other associated tasks as required.

The candidate should:

• Have good experience; construction experience is an asset.
• Be proficient on accounting software, knowledge of Avantage is an asset.
• Be proficient in the Microsoft environment, particularly Excel.
• Have a good team work ethic, autonomous, professional and meticulous.
• Have a stable working history.
• Experience with a union environment an asset.
• Work hours are from 7:00 to 3:30, fixed annual salary based on a nominal 40-hour week but putting in the required time and attention to get the work done.

Salaried position, vacation to be discussed.

The company does not have medical insurance, pension or other benefits for office/management personnel.

Please send your CV to Rose Lightle rose.lightle@morsoncanada.com